A. Kebutuhan Akan Pengendalian
a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat
hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial
yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah
risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari
kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur,
tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat
dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang
sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:
Biaya-biaya berlebihan
Pendapatan menurun
Kehilangan Aktiva
Akuntansi yang tidak akurat
Interupsi bisnis ( gangguan
usaha atau bisnis )
Sanksi wajib/ Sanksi
perundang-undangan
Kerugian kompetitif
Penipuan dan penggelapan,
seperti:
- Kejahatan kerah putih
- Penipuan Manajemen
- Pelaporan keuangan yang keliru
- Kejahatan perusahaan
b. Tujuan-tujuan
Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi
- Siklus Pendapatan:
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada
pihak lain dan penagihan pembayaran.
Tujuan pengendaliannya:
Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang
dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
- Siklus Pengeluaran:
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak
lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.
Tujuan pengendaliannya:
Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang
disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan
secara akurat.
- Siklus Produksi:
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang
dan jasa.
Tujuan pengendaliannya:
Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.
- Siklus Keuangan:
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal
termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya:
Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria
manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian
ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus
mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di
aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan
pengendalian spesifik untuk setiap siklus.
B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern
perusahaan terdiri dari kebijakan dan
prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan
perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari
tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur
pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis
utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.
Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern,
auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur
pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada
manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai
harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang
hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih
kecil dari biayanya.
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian
suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam
menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan
prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :
- Filosofi dan gaya operasional manajemen
- Struktur organisasi
- Fungsi dewan komisaris dan
anggota-anggotanya
- Metode-metode membebankan otoritas dan
tanggung jawab
- Metode-metode pengendalian manajemen
- Fungsi audit intern
- Kebijakan dan praktik-praktik
kepegawaian
- Pengaruh dari luar yang berkaitan
dengan perusahaan
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu
organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan,
mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban
yang berkaitan
c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur
pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam
lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh
manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan
dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan
prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan
aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang
untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai
dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.
C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Alat pengendalian pemrosesan
transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa
elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem
aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat
pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan
pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan
transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi
individual.
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum
memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum
mencangkup hal-hal berikut ini :
- Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
- Prosedur-prosedur oprasi umum
- Masalah pengendalian peralatan
- Pengendalian peralatan dan akses data
Sebagai contoh, di ambil
dari hal-hal tersebut di atas :
Ø Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
Rencana pengorganisasian
dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.
Contoh : Fungi pustaka
komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi
tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan
komputer.
Pengolahan data komputer
harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain
hanya mengolah data aktiva.
Contoh :
Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan
harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.
Ø Prosedur-prosedur oprasi umum
Titik awal dan akhir untuk
setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga
hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.
Contoh : Operator komputer
memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.
b.Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di
khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di
kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini
berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.
c.Pengendalian Preventif,
Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di
lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi,
terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian
Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya
terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern
a.Etika dan Budaya
Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah
mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis
sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang
mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa
hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan
mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut
budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya
perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk
setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku
budaya dan etika perusahaannya.
b.Mengkomunikasikan
Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen
penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari
pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem
bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di
kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian
intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem
pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai
yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau
krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka
secara pribadi.
E. Analisi Struktur
Pengendalian Intern
Ananlisis struktur
pengedalian intern mengharuskan adanya pemahaman atas struktur yang di rancang
maupun yang di oprasikan secara akual. Struktur pengendalian intern secara
secara rutin mengumpulkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas, pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi.
Dokomentasi tugas-tugas pengendalian intern harus di periksa untuk mengevaluasi
kelayakan operasi sistem.
Kelayakan tergantung pada
orang yang mengatur prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur
pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada :
adalah penting untuk melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang
di harapkan.
Sistem Pengendalian Internal
Yang Efektif
Pengendalian Internal adalah
perencanaan organisasional dan semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan
oleh perusahaan untuk mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi
tepat dan dapat dipercaya, mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan
keterkaitan dengan kebijaka kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang
efektif memiliki karakteristik sebagai
berikut:
Kompeten, dapat Dipercaya,
dan Beretika
Para Pegawai harus mampu dan
dapat dipercaya. Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat
memberikan gaji yang tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan
pekerjaannya dengan baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula
menambah fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan
rotasi dalam berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai
yang lain dapat langsung menggantikan tugasnya.
Tugas Pertanggungjawaban
Sebagai contoh, 2 orang
pegawai, yaitu treasurer dan controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden,
Treasurer tersebut bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller
melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi
ini, Controller dapat bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur
pembayaran, dan treasurer yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah
Controller ada seorang akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada
akuntan lain yang mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua
tugas telah didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing
individu yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.
Pemberian Kuasa yang Tepat
Setiap penyimpangan dari
kebijakan standar membutuhkan pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer
atau asisten manajer toko eceran harus memberikan persetujuan untuk cek
pelanggan yang melebihi jumlah tertentu yang telah ditetapkan.
Pembagian Tugas
Manajemen yang cerdas akan
membagi pertanggungjawaban atas transaksi pada satu atau beberapa orang atau
departemen. Pembagian tugas akan membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan
juga memberikan ketepatan catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem
pengendalian internal ini dapat dibagi menjadi:
- Pemisahan antara tugas operasional
dengan akuntansi.
- Pemisahan antara penanggungjawab
aktiva dengan akuntansi.
- Pemisahan antara pemberian kuasa atas
transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang bersangkutan.
- Pemisahan tugas kewajiban di dalam
fungsi akuntansi.
Audit Internal dan Eksternal
Audit dapat dilakukan secara
internak atau eksternal. Dalam beberapa organisasi, auditor intern langsung
melapor kepada Wakil Direktur. Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa
segmen dari organisasi. Para auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan.
Kedua kelompok auditor tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan
yang diperiksanya, dan tinjauan mereka terhadap pengendalian internal
seringkali sama.
Dokumen dan Catatan
Dokumen dan catatan sangat
beragam, mulai dari dokumen sumber seperti faktur penjualan dan order pembelian
hingga jurnal khusus dan buku besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi
nomor. Hilangnya urutan pada nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen
yang hilang.
Elektronik dan Pengendalian
Lainnya
Perusahaan menggunakan
alat-alat elektronik untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan
terhadap aktiva dan operasinya karena setiap perusahaan dapat mengambil
langkah-langkah sendiri untuk mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.
Batasan Pengendalian
Internal
Suatu sistem pengendalian
internal yang sangat kompleks dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian
tersebut tidak membantu dan malah akan menyusahkan. Makin rumit sistem
pengendalian tersebut, makin banyak menyita waktu dan uang. Oleh karena
itu,para manajer harus membuat penilaian yang cukup matang. Investasi dalam
pengendalian internal harus dinilai dari sisi biaya dan manfaat.
Contoh Pengendalian dalam
Transaksi Akuntansi
- Pengendalian internal atas
penerimaan kas
Pengendalian internal atas
penerimaan kas akan menjamin bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank
dan catatan akuntansi perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas
memerlukan pengukuran keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan
kas.
- Pengendalian internal atas
pengeluaran kas
Pengeluaran kas sama
pentingnya dengan penerimaan kas, karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan
oleh perusahaan menentukan sumber dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :
Ø Pengendalian atas pembayaran dengan cek
Ø Pengendalian terhadap pembelian
Ø Pengendalian persetujuan pembayaran
- Pengendalian internal atas
pengeluaran kas kecil
Perusahaan biasanya
menyimpan sejumlah kecil uang kas ditangan untuk membayar biaya biaya yang
berjumlah kecil. Dana ini disebut sebagai kas kecil.
Misalkan pada tanggal 28
februari perusahaan memutuskan untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp.
200.000;. Bendahara kas kecil akan menguangkan cek dan menyimpannya di dalam
kotak uang kas, kotak penyimpanan, atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi
tugas mempertanggung jawabkan pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk
pembukaan dana kas kecil adalah sebagai berikut :
Feb. 28 Kas Kecil……………………………. Rp. 200.000;
Kas di bank…………………………….Rp. 200.000;
( membuka dana
kas kecil )
Dalam contoh diatas,
mempertahankan nilai akun kas kecil pada jumlah tersebut didukung dengan dana
yang ada adalah ciri-ciri dari sistem dana tetap ( imprest fund system ) .
Sistem pengendalian dari suatu sistem dana tetap adalah bahwa sistem itu dengan
jelas menunjukkan jumlah yang ada dibawah tanggung jawab bendahara.
Pertimbangan Etis Dalam
Bisnis
Pertimbangan etis dapat
dibantu oleh suatau proses yang mengidentifikasikan masalah etika, mencari
alternative tindakan, mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan
menilai semua kemungkinan yang dapat terjadi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar