TEKNIK & DUKUMENTASI SISTEM

Teknik Sistem

à Alat yang digunakan dalam menganalisis dan mendokumentasikan sistem dan subsistem yang berkaitan.

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

1.    Evaluasi Struktur Pengendalian Intern : Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Struktur Pengendalian Intern terdiri dari tiga elemen, * Pengawasan Lingkungan, * Sistem Akuntansi, * Pengawasan Prosedur. Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

2.   Pengujian Ketaatan : Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi.

Untuk dapat memahami sistem informasi tersebut harus diketahui teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem informasi.

Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

3.    Kertas Kerja  :  teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.

Teknik-Teknik Sistem

Bagan Arus (FlowChart)

à Merupakan alat yang digunakan untuk :      

a.    dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.    Mendesain sistem baru

c.    Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.    Dokumen flowchart

2.    Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

à Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.    Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.    Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.    Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.    Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

Bagan Arus Sistem

à Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented).

Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

-      High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-      Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-      Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

à Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart,

1.    Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2.    Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.    Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.    Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5.    Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

à Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.    Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.    Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.    Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.    Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Diagram Aliran Data (DFD) berbeda dari Bagan Arus (Flowchart) dalam beberapa hal. Meskipun masin-masing menggunakan simbol untuk menyatakan proses, namun DFD tidak menunjukkan urutan proses. Jadi DFD mungkin menunjukkan beberapa proses yang beroperasi secara paralel.

Bagan IPO dan HIPO

Bagan IPO       à  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak

                               rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa 

                               suatu   sistem secara utuh.

Bagan HIPO    à  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian.
                           (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).